৪৯তম বিসিএস ⎯ ব্যবস্থাপনা [৭৩১]

Management Process সাধারণত ৫টি ধাপে ভাগ করা হয়:

1. Planning (পরিকল্পনা) –
লক্ষ্য নির্ধারণ ও তা অর্জনের জন্য করণীয় পদক্ষেপ ঠিক করা।

2. Organizing (সংগঠন) –
প্রয়োজনীয় সম্পদ (মানুষ, অর্থ, সময়, উপকরণ) সঠিকভাবে বিন্যস্ত করা।

3. Staffing (মানবসম্পদ নিয়োগ ও উন্নয়ন) –
সঠিক মানুষকে সঠিক কাজে নিয়োগ করা ও তাদের দক্ষতা উন্নয়ন করা।

4. Directing (নির্দেশনা/নেতৃত্ব) –
কর্মচারীদের নির্দেশনা, প্রেষণা এবং নেতৃত্ব দিয়ে কাজ করানো।

5. Controlling (নিয়ন্ত্রণ) –
কাজের অগ্রগতি পর্যবেক্ষণ করা, বাস্তব ফলাফলকে পরিকল্পনার সাথে তুলনা করা এবং প্রয়োজনে সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ করা।

Controlling-এর মাধ্যমে ভুল, বিচ্যুতি বা ঘাটতি শনাক্ত করে আবার নতুন পরিকল্পনা গ্রহণ করা হয়। তাই এটিকে Management Cycle-এর শেষ ধাপ বলা হয়।

নিয়ন্ত্রণ (Control) সর্বদা একটি নির্দিষ্ট মানদণ্ড বা লক্ষ্য এর সাথে বাস্তব কাজের ফলাফল তুলনা করে।
এই মানদণ্ড বা লক্ষ্য নির্ধারণ করা হয় পরিকল্পনার (Planning) মাধ্যমে। তাই বলা হয়— “Planning is the basis of Control.”

Control (নিয়ন্ত্রণ) এর মূল উদ্দেশ্য শুধু পর্যবেক্ষণ নয়, বরং যখন বাস্তব ফলাফল পরিকল্পনার মানদণ্ড থেকে বিচ্যুত হয়, তখন সংশোধনমূলক পদক্ষেপ গ্রহণ করা।
"Taking corrective measures" এর ধাপ
1. Deviation শনাক্ত করা
পরিকল্পিত লক্ষ্য (Standards) আর বাস্তব ফলাফলের মধ্যে যদি পার্থক্য থাকে, সেটি Control প্রথমে চিহ্নিত করে।
2. কারণ খুঁজে বের করা
কেন বিচ্যুতি হলো — যেমন যন্ত্রপাতি নষ্ট, কাঁচামাল দেরিতে আসা, কর্মচারীর কর্মক্ষমতা কম ইত্যাদি।
3. Corrective action নেওয়া
ভবিষ্যতে একই ভুল এড়াতে এবং লক্ষ্য পূরণ করতে প্রয়োজনীয় পরিবর্তন আনা।
যেমন — অতিরিক্ত শিফট চালু করা, নতুন মেশিন বসানো, প্রশিক্ষণ দেওয়া।

অন্যান্য অপশনসমূহ:
ক) Establishing discipline (শৃঙ্খলা বিধান) → Control শৃঙ্খলা বজায় রাখতে সাহায্য করে, তবে এটাই মূল উদ্দেশ্য নয়।
খ) Improving performance standards (পরিকল্পনার গুণগত মান বাড়ানো) → Control মানদণ্ড উন্নত করতে সাহায্য করে, কিন্তু এটি পরবর্তী ধাপ।
ঘ) Ensuring accountability (জবাবদিহিতা নিশ্চিতকরণ) → এটি Control-এর একটি ফলাফল, তবে প্রধান উদ্দেশ্য নয়।

Control = সার্বজনীন ফাংশন (Universal Function of Management)

শুধুমাত্র শীর্ষ পর্যায়ে (Top) থাকলে → ভিশন ঠিক থাকবে, কিন্তু মাঠপর্যায়ে ভুল হবে।

শুধুমাত্র নিম্ন পর্যায়ে (Lower) থাকলে → প্রতিদিনের কাজ ঠিক হবে, কিন্তু প্রতিষ্ঠানের বড় লক্ষ্য পূরণ হবে না।

শুধুমাত্র মধ্য পর্যায়ে (Middle) থাকলে → বিভাগ ঠিকমতো চলবে, কিন্তু অন্য স্তরের সাথে অসামঞ্জস্য হবে।

 তাই সব স্তরে নিয়ন্ত্রণ থাকতে হবে যাতে

1. শীর্ষ পর্যায়ে = কৌশলগত লক্ষ্য অর্জন,

2. মধ্য পর্যায়ে = বিভাগীয় লক্ষ্য অর্জন,

3. নিম্ন পর্যায়ে = দৈনন্দিন কাজের মান বজায় রাখা। 

সব কার্যক্রম সুন্দরভাবে সম্পন্ন হয়।

Control (নিয়ন্ত্রণ) ব্যবস্থাপনার একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ, যার মূল উদ্দেশ্য হলো কার্যক্রমের মান বজায় রাখা এবং কর্মক্ষমতা লক্ষ্য অনুযায়ী রাখার জন্য সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ করা।

 নিয়ন্ত্রণ (Control) ব্যবস্থাপনার সাহায্য কীভাবে করে?

প্রকৃত কার্যফল ও পরিকল্পিত লক্ষ্য তুলনা

Control প্রকৃত কার্যফল এবং পরিকল্পনার মধ্যে কোন বিচ্যুতি (deviation) ঘটেছে কিনা তা শনাক্ত করে।

ত্রুটি সংশোধন

যখন বিচ্যুতি ঘটে, তখন Control সংশোধনমূলক পদক্ষেপ নেয়।

যেমন: নির্ধারিত লক্ষ্য পূরণ না হলে অতিরিক্ত শিফট চালু করা, উৎপাদন ক্ষমতা বৃদ্ধি করা ইত্যাদি।

কার্যক্ষমতা উন্নতি

Corrective action মাধ্যমে কর্মক্ষমতা উন্নতি হয় এবং প্রতিষ্ঠান তার লক্ষ্য অর্জনে সক্ষম হয়।

Control process মোট ৫টি মূল ধাপে বিভক্ত, যা ব্যবস্থাপনায় কার্যকরী নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া নিশ্চিত করতে সহায়ক।

 নিয়ন্ত্রণের ৫টি পদক্ষেপ:

1. Establishing standards (মানদণ্ড নির্ধারণ)

প্রথমে সঠিক লক্ষ্য বা মানদণ্ড নির্ধারণ করা হয়, যার সাথে পরবর্তীতে কার্যফল তুলনা করা হবে।উদাহরণ: মাসিক উৎপাদন টার্গেট ১০,০০০ ইউনিট।

2. Measuring actual performance (বাস্তব কার্যফল পরিমাপ করা)

পরবর্তী ধাপে প্রকৃত কার্যফল পরিমাপ করা হয় এবং এটি পরিকল্পনার সাথে তুলনা করা হয়। উদাহরণ: বাস্তবে ৮,০০০ ইউনিট উৎপাদিত হয়েছে।

3. Comparing actual performance with standards (বাস্তব কার্যফল এবং মানদণ্ডের তুলনা)

বাস্তব কার্যফল এবং পরিকল্পিত লক্ষ্য বা মানদণ্ডের মধ্যে কোন পার্থক্য আছে কি না, তা তুলনা করা হয়।উদাহরণ: ২,০০০ ইউনিট কম উৎপাদিত হয়েছে, এটি বিচ্যুতি।

4. Analyzing the causes of deviation (বিচ্যুতির কারণ বিশ্লেষণ)

পরবর্তী ধাপে বিচ্যুতির কারণ বিশ্লেষণ করা হয়।উদাহরণ: মেশিনে ত্রুটি, কাঁচামালের দেরি হওয়া ইত্যাদি।

5. Taking corrective actions (সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ)

শেষ ধাপে সংশোধনমূলক ব্যবস্থা নেওয়া হয় যাতে ভবিষ্যতে এমন বিচ্যুতি এড়ানো যায় এবং লক্ষ্য পূরণ করা যায়।

উদাহরণ: অতিরিক্ত শিফট চালু করা, মেশিন মেরামত করা।

নিয়ন্ত্রণ (Control) একটি প্রক্রিয়া যার মাধ্যমে নিশ্চিত করা হয় যে কার্যক্রম সঠিক পথে এগিয়ে যাচ্ছে এবং লক্ষ্য পূরণের জন্য প্রয়োজনীয় সংশোধনমূলক ব্যবস্থা নেওয়া য়।

এর প্রথম ধাপ হলো আদর্শমান নির্ধারণ।

নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া কখনই আদর্শ মান নির্ধারণের ছাড়াই কার্যকর হতে পারে না। আদর্শ মান প্রাথমিকভাবে ব্যবস্থাপনার নির্দেশক ভূমিকা পালন করে, এবং সেটির সঙ্গে কার্যফল তুলনা করেই সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ করা হয়।

PERT (Program Evaluation and Review Technique) - নিয়ন্ত্রণের একটি কৌশল

PERT বা Program Evaluation and Review Technique হলো একটি কৌশল (Technique) যা প্রকল্প ব্যবস্থাপনায় ব্যবহৃত হয়, বিশেষত যখন একটি প্রকল্পে বিভিন্ন কার্যক্রম ও সময়ের জটিলতা থাকে। PERT মূলত একটি বিশ্লেষণাত্মক কৌশল যা প্রকল্পের কার্যক্রমের সময়কাল এবং সম্পর্ক বিশ্লেষণ করে এবং সেগুলোর উপর ভিত্তি করে একটি পরিকল্পনা ও সময়সূচি তৈরি করতে সহায়ক হয়।

PERT (Program Evaluation & Review Technique) হলো একটি প্রকল্প ব্যবস্থাপনা কৌশল, যা মূলত প্রকল্পের সময়সূচি নির্ধারণ এবং কার্যক্রমের অগ্রগতি বিশ্লেষণ করতে ব্যবহৃত হয়। এটি বিশেষভাবে প্রকল্পের বিভিন্ন কার্যক্রমের সময়কাল পরিমাপ এবং তাদের মধ্যে সম্পর্ক চিহ্নিত করতে সাহায্য করে।

PERT (Program Evaluation and Review Technique) প্রথম তৈরি হয়েছিল U.S. Navy দ্বারা, , যখন তারা Polaris missile project পরিচালনা করছিল। প্রকল্পের সময়সূচি এবং কার্যক্রমের সমন্বয়ের জন্য এটি একটি কার্যকরী কৌশল হিসেবে তৈরি করা হয়েছিল।

PERT (Program Evaluation and Review Technique) মূলত সময় ব্যবস্থাপনা (Time Management)-এ ফোকাস করে। এটি একটি প্রকল্প ব্যবস্থাপনা কৌশল, যা প্রকল্পের সময় নির্ধারণ, কার্যক্রমের সময়কাল পরিমাপ, এবং সময়ের মধ্যে সম্পর্ক চিহ্নিত করতে সাহায্য করে।

PERT-এর মূল লক্ষ্য:

1. প্রকল্পের সময় নির্ধারণ
PERT কৌশলটি প্রকল্পের বিভিন্ন কার্যক্রমের সময়কাল নির্ধারণ করে এবং এগুলোর মধ্যে সময় সম্পর্ক বিশ্লেষণ করে।

2. সময় পর্যালোচনা
প্রকল্পের অপ্টিমিস্টিক, পেসিমিস্টিক, এবং মস্ট লাইকলি টাইম নির্ধারণ করে, যা প্রকল্পের সময়ের সীমা পর্যালোচনা করতে সাহায্য করে।

PERT এর প্রধান সুবিধা:

সময় নির্ধারণ: প্রকল্পের বিভিন্ন কার্যক্রমের জন্য প্রয়োজনীয় সময় নির্ধারণ করতে সাহায্য করে।

সময়ের মধ্যে সম্পর্ক: কার্যক্রমের মধ্যে সময়ের সম্পর্ক নির্ধারণ করতে সহায়ক, যেমন কোন কার্যক্রম অন্যটির আগে বা পরে করতে হবে।

ঝুঁকি কমানো: সম্ভাব্য সময় বিলম্ব বা বাধা সনাক্ত করে ঝুঁকি কমানোর পদক্ষেপ নিতে সহায়ক।

1956 সালে, DuPont chemical company এবং Remington Rand Univac কোম্পানির মধ্যে একটি যৌথ উদ্যোগ শুরু হয়, যার মাধ্যমে Critical Path Method (CPM) উদ্ভাবন করা হয়েছিল।

CPM মূলত একটি প্রকল্পের মধ্যে বিভিন্ন কার্যক্রমের সম্পর্ক এবং সময় নির্ধারণ করতে ব্যবহৃত হয়, যা প্রকল্পটির সমাপ্তির সময় নির্ধারণের জন্য সহায়ক।

CPM (Critical Path Method) একটি প্রকল্প ব্যবস্থাপনা কৌশল, যার প্রধান লক্ষ্য হলো প্রকল্পের কার্যক্রমগুলোর সময়সীমা এবং সম্পর্ক বিশ্লেষণ করে প্রকল্পের ব্যয় হ্রাস করা।

CPM মূলত প্রকল্পের কার্যক্রমের সময় নির্ধারণ এবং সম্ভাব্য বিলম্ব সনাক্তকরণ করার মাধ্যমে ব্যয় কার্যকরভাবে নিয়ন্ত্রণ করে। এটি প্রকল্পের সময়সূচী, সম্পদ ব্যবস্থাপনা এবং কাজের অগ্রগতি নিরীক্ষণ করার মাধ্যমে ব্যয়ের অপচয় কমাতে সাহায্য করে।

CPM-এর উদ্দেশ্য:
1. সময় নির্ধারণ:
CPM প্রকল্পের প্রতিটি কার্যক্রমের জন্য নির্দিষ্ট সময়কাল নির্ধারণ করে এবং সেই অনুযায়ী একটি সময়সূচী তৈরি করে। এর ফলে, প্রকল্পের সময়সীমা সঠিকভাবে পূর্ণ হয়।

2. Critical Path চিহ্নিত করা:
CPM প্রকল্পের Critical Path চিহ্নিত করে, যা এমন একটি পথ, যার প্রতিটি কার্যক্রম সময়মতো সম্পন্ন হলে পুরো প্রকল্প সফলভাবে সময়মতো শেষ হবে। এই পথের কোনো কার্যক্রমে বিলম্ব হলে পুরো প্রকল্প বিলম্বিত হবে।

3. ব্যয় হ্রাস:
CPM কার্যক্রমের সময় নির্ধারণের মাধ্যমে অপ্রয়োজনীয় বিলম্ব এবং সম্পদ অপচয় কমাতে সহায়ক হয়, যা প্রকল্পের ব্যয় হ্রাসে সহায়ক।

এটি সম্পদ ব্যবস্থাপনা এবং সময় বাঁচানোর কৌশল দিয়ে প্রকল্পের খরচ কমাতে সহায়ক হয়।

CPM-এ, প্রকল্পের কার্যক্রম এবং তাদের সম্পর্ক (dependency) বিশ্লেষণ করতে Network diagram ব্যবহৃত হয়। এই চার্টটি প্রকল্পের কার্যক্রমগুলির সময়কাল এবং তাদের মধ্যে সম্পর্ক গ্রাফিক্যালভাবে চিত্রিত করে, যা Critical Path চিহ্নিত করতে সাহায্য করে। Network diagram প্রকল্পের কার্যক্রমগুলির সময়ের মধ্যে সম্পর্ক এবং ধারাবাহিকতা স্পষ্টভাবে দেখায়, যা CPM-এর মূল উদ্দেশ্য বাস্তবায়নে সহায়ক।

CPM (Critical Path Method) একটি প্রকল্প ব্যবস্থাপনা কৌশল, যা সময় এবং ব্যয় এর মধ্যে সমন্বয় করার জন্য ব্যবহৃত হয়। এই পদ্ধতির মূল লক্ষ্য হলো প্রকল্পের সময়কাল নির্ধারণ এবং বিলম্ব কমানো। যখন কোনো প্রকল্পে সময়কাল কমানো হয়, তখন ব্যয় বাড়তে পারে, এবং যখন ব্যয় কমানো হয়, তখন সময় বাড়াতে হতে পারে। CPM প্রকল্পের Critical Path চিহ্নিত করে, যা প্রকল্পের সময়সীমা এবং সম্পদ ব্যবস্থাপনা নিশ্চিত করতে সহায়ক।

Control process মোট ৫টি মূল ধাপে বিভক্ত, যা ব্যবস্থাপনায় কার্যকরী নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া নিশ্চিত করতে সহায়ক।

 নিয়ন্ত্রণের ৫টি পদক্ষেপ:

1. Establishing standards (মানদণ্ড নির্ধারণ)

প্রথমে সঠিক লক্ষ্য বা মানদণ্ড নির্ধারণ করা হয়, যার সাথে পরবর্তীতে কার্যফল তুলনা করা হবে।উদাহরণ: মাসিক উৎপাদন টার্গেট ১০,০০০ ইউনিট।
2. Measuring actual performance (বাস্তব কার্যফল পরিমাপ করা) 
পরবর্তী ধাপে প্রকৃত কার্যফল পরিমাপ করা হয় এবং এটি পরিকল্পনার সাথে তুলনা করা হয়। উদাহরণ: বাস্তবে ৮,০০০ ইউনিট উৎপাদিত হয়েছে।
3. Comparing actual performance with standards (বাস্তব কার্যফল এবং মানদণ্ডের তুলনা)
বাস্তব কার্যফল এবং পরিকল্পিত লক্ষ্য বা মানদণ্ডের মধ্যে কোন পার্থক্য আছে কি না, তা তুলনা করা হয়।উদাহরণ: ২,০০০ ইউনিট কম উৎপাদিত হয়েছে, এটি বিচ্যুতি।
4. Analyzing the causes of deviation (বিচ্যুতির কারণ বিশ্লেষণ)
পরবর্তী ধাপে বিচ্যুতির কারণ বিশ্লেষণ করা হয়।উদাহরণ: মেশিনে ত্রুটি, কাঁচামালের দেরি হওয়া ইত্যাদি।
5. Taking corrective actions (সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ)

শেষ ধাপে সংশোধনমূলক ব্যবস্থা নেওয়া হয় যাতে ভবিষ্যতে এমন বিচ্যুতি এড়ানো যায় এবং লক্ষ্য পূরণ করা যায়।

উদাহরণ: অতিরিক্ত শিফট চালু করা, মেশিন মেরামত করা।

নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ার প্রথম ধাপ হলো আদর্শমান (Standards) নির্ধারণ।

পরিকল্পনার মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য ও উদ্দেশ্য ঠিক করা হয়। সেই লক্ষ্যকে নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ায় পরিমাপ করার জন্য নির্দিষ্ট মানদণ্ড বা স্ট্যান্ডার্ড স্থাপন করা হয়।
তাই নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ার এই ধাপটি সরাসরি পরিকল্পনার সাথে সম্পর্কিত।

যদি প্রকৃত কার্যফল (Actual Performance) আদর্শ মানের (Standard) চেয়ে বেশি হয়, তাহলে বোঝা যায় যে নির্ধারিত মানদণ্ড খুবই নিচু বা সহজ ছিল।

এ অবস্থায় সেই মানদণ্ডকে বাস্তব পরিস্থিতি ও সক্ষমতার সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ করতে হবে।

তাই, স্ট্যান্ডার্ড পুনঃনির্ধারণ (Revision of Standards) করা হয়, যাতে তা চ্যালেঞ্জিং হয় এবং ভবিষ্যতের পরিকল্পনা ও নিয়ন্ত্রণের জন্য কার্যকর হয়।

Deviation (তারতম্য) মানে হলো প্রকৃত কার্যফল (Actual Performance) ও নির্ধারিত আদর্শমান (Standard Performance)-এর মধ্যে পার্থক্য।

এই পার্থক্য কেবলমাত্র পরিমাপ (Measurement) করার মাধ্যমে ধরা যায়।

Deviation (বিচ্যুতি) হলো প্রকৃত কার্যফল (Actual Performance) ও আদর্শমান (Standard Performance)-এর মধ্যে পার্থক্য।

তাই সূত্র হবে:
Deviation=Actual Performance−Standard Performance

যদি Deviation ধনাত্মক (+) হয় → Actual বেশি হয়েছে → Standard পুনঃনির্ধারণ দরকার।

যদি Deviation ঋণাত্মক (–) হয় → Actual কম হয়েছে → Corrective action প্রয়োজন।

যদি Deviation = 0 হয় → Performance একেবারে Standard-এর সমান।

নিয়ন্ত্রণ কৌশলকে সাধারণত দুই ভাগে ভাগ করা হয়:

প্রচলিত বা Traditional Techniques

Budgetary control (বাজেটিং)
Break-even analysis (সমচ্ছেদ বিন্দু বিশ্লেষণ)
Work measurement (কার্য নিরীক্ষা)
Financial statement analysis ইত্যাদি

আধুনিক বা Modern Techniques

PERT (Program Evaluation and Review Technique)
CPM (Critical Path Method)
MBO (Management by Objectives)
Zero-based budgeting
Network analysis ইত্যাদি

বাজেটারি কন্ট্রোল একটি আর্থিক ব্যবস্থাপনা কৌশল, যা প্রতিষ্ঠানটির খরচ এবং সম্পদের ব্যবহার পরিচালনা এবং নিয়ন্ত্রণ করতে ব্যবহৃত হয়। এর মূল উদ্দেশ্য হলো প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য এবং উদ্দেশ্য পূরণের জন্য কার্যক্রমের অগ্রগতি নিশ্চিত করা এবং অর্থনৈতিক সীমাবদ্ধতার মধ্যে কাজ করা।

বাজেটারি কন্ট্রোলের কিছু বৈশিষ্ট্য:

1. বাজেটের পরিকল্পনা (Budget Planning):

বাজেটের পরিকল্পনা করা একটি মৌলিক বৈশিষ্ট্য, যার মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের আর্থিক লক্ষ্য এবং সম্পদ বরাদ্দ নির্ধারণ করা হয়। এটি ভবিষ্যতের খরচ এবং আয়ের লক্ষ্যমাত্রা স্থাপন করতে সাহায্য করে।

2. বাজেটের পর্যালোচনা (Budget Review):

বাজেটের কার্যকারিতা পর্যালোচনা করা হয় এবং বাস্তব অগ্রগতি তুলনা করা হয়। যদি কোনো বিচ্যুতি থাকে, তবে সংশোধনমূলক পদক্ষেপ নেওয়া হয়।

3. কার্যক্রমের বাস্তবায়ন (Implementation of Activities):

বাজেটের আওতায় কার্যক্রমগুলি বাস্তবায়ন এবং সম্পাদন করা হয়, যাতে নিশ্চিত করা যায় যে প্রকল্প বা কার্যক্রম নির্ধারিত বাজেটের মধ্যে সম্পন্ন হচ্ছে।

4. বিচ্যুতির চিহ্নিতকরণ (Identification of Deviations):

বাজেটের সঙ্গে কার্যক্রমের তুলনা করে কোনো বিচ্যুতি বা ত্রুটি চিহ্নিত করা হয়, যাতে সংশোধনমূলক ব্যবস্থা নেওয়া যায় এবং প্রকল্পের পরিকল্পনা অনুযায়ী পরিচালিত হয়।

5. পুনরায় বাজেট সংশোধন (Revising the Budget):

যদি প্রয়োজন হয়, বাজেটের সংশোধন বা আপডেট করা হয়, যাতে সঠিক সিদ্ধান্ত গ্রহণ করা যায় এবং ভবিষ্যতে কোনো সমস্যার সম্মুখীন না হয়।

আর্থিক নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া একটি প্রতিষ্ঠানের অর্থনৈতিক অবস্থান এবং অর্থনৈতিক ফলাফল পর্যবেক্ষণ করতে ব্যবহৃত হয়। এর মধ্যে অর্থনৈতিক বিবরণী বিশ্লেষণ (Financial statement analysis) হলো সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ। এটি প্রতিষ্ঠানটির আর্থিক সচ্ছলতা, লাভজনকতা, দায়িত্ব এবং অর্থনৈতিক কার্যক্ষমতা বিশ্লেষণ করতে সহায়ক।

Financial statement analysis এর মাধ্যমে প্রতিষ্ঠান তার ব্যালান্স শীট, আয় বিবরণী, ক্যাশ ফ্লো স্টেটমেন্ট এবং অন্যান্য আর্থিক নথি বিশ্লেষণ করে, যা আর্থিক শক্তি এবং দুর্বলতা চিহ্নিত করতে সাহায্য করে।

ম্যানেজাররা সংখ্যাগত উপাত্ত (cost analysis, budget variance, break-even analysis, ratio analysis ইত্যাদি) ব্যবহার করে কাজের অগ্রগতি ও ফলাফল নিয়ন্ত্রণ করেন

এটি সরাসরি control technique।

অন্য অপশনগুলো 
ক) Establishing standards (আদর্শমান প্রতিষ্ঠা)

এটি হলো নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ার প্রথম ধাপ (standard set করা), কিন্তু এটি নিজে কোনো "কৌশল/technique" নয়।

Planning (পরিকল্পনা) হলো ভবিষ্যতে করণীয় কাজের সিদ্ধান্ত।
কিন্তু যখন এই পরিকল্পনাকে সংখ্যাগতভাবে প্রকাশ করা হয়— অর্থাৎ কত টাকা খরচ হবে, কত আয় হবে, কোন খাতে কত ব্যয় বরাদ্দ থাকবে— তখন সেটিকে বলা হয় Budget (বাজেট)।

ব্যবসায়ের খরচ দুটি অংশে বিভক্ত:

স্থায়ী খরচ (Fixed Cost): যেমন ভাড়া, বেতন, মেশিনের অবচয় ইত্যাদি।
পরিবর্তনশীল খরচ (Variable Cost): যেমন কাঁচামাল, শ্রমঘণ্টা, বিদ্যুৎ ইত্যাদি।
যখন বিক্রয় আয় (Sales Revenue) ধীরে ধীরে বাড়তে থাকে, প্রথমে তা পরিবর্তনশীল খরচ পূরণ করে, তারপর ধীরে ধীরে স্থায়ী খরচ কাভার করে।

যখন  সেই মুহূর্ত আসে যে,

মোট আয় (Sales)= মোট খরচ (Fixed cost+ Variable Cost) 
তখন প্রতিষ্ঠান কোনো লাভ করছে না, আবার ক্ষতিতেও নেই।
এটিই হলো Break-even Point।

Break-even analysis এমন একটি পদ্ধতি যার মাধ্যমে ব্যবসা প্রতিষ্ঠান বুঝতে পারে যে, কোন পরিমাণ বিক্রয় করলে সমস্ত স্থায়ী খরচ (Fixed Cost) ও পরিবর্তনশীল খরচ (Variable Cost) মিটিয়ে লাভ-ক্ষতি শূন্য (No Profit, No Loss) হবে।
অর্থাৎ, প্রতিষ্ঠান তখন না লাভে থাকবে, না ক্ষতিতে থাকবে — একে বলা হয় Break-even Point (সমচ্ছেদ বিন্দু)।

সমচ্ছেদ বিন্দু বিশ্লেষণের উদ্দেশ্য হলো:
- কতটুকু বিক্রয় করলে ক্ষতি হবে না তা বের করা।
- বিক্রয়ের সাথে সাথে মুনাফার পরিবর্তন কেমন হয় তা নির্ণয় করা।

Break-even point হলো সেই বিন্দু যেখানে মোট বিক্রয় (Total Sales) = মোট ব্যয় (Total Cost)।
এই অবস্থায় প্রতিষ্ঠানের না লাভ, না ক্ষতি থাকে (No Profit, No Loss)।

উৎপাদন ও বিক্রয় ব্যবস্থাপনায় এটি খুব গুরুত্বপূর্ণ, কারণ এর মাধ্যমে বোঝা যায় ন্যূনতম কত বিক্রি করতে হবে ক্ষতি এড়ানোর জন্য।

উৎপাদনকারী প্রতিষ্ঠান (Manufacturing industries)-এ মূলত খরচ, বিক্রয় ও উৎপাদন মাত্রার সম্পর্ক খুব গুরুত্বপূর্ণ।

Break-even analysis এর মাধ্যমে বোঝা যায় কোন স্তরের উৎপাদন বা বিক্রয় করলে মোট খরচ পূরণ হবে (no profit, no loss point)।

এটি উৎপাদন পরিকল্পনা, খরচ নিয়ন্ত্রণ ও মুনাফা নির্ধারণে সবচেয়ে উপযোগী।

Gantt Chart এর প্রাথমিক ব্যবহার:

প্রথমদিকে Gantt Chart ব্যবহৃত হয়েছিল সামরিক প্রকল্প এবং বিশেষত যুদ্ধকালীন প্রস্তুতি এবং অন্যান্য সামরিক কার্যক্রমের সময় নির্ধারণ এবং পরিকল্পনা করার জন্য।

এটি কার্যক্রমগুলোর জন্য নির্দিষ্ট সময়সীমা এবং অগ্রগতি মনিটরিং করতে সহায়ক হয়।

Gantt Chart এমন একটি সরল, গ্রাফিক্যাল উপস্থাপনা যা প্রকল্পের কার্যক্রমের অগ্রগতি এবং সময়কাল প্রদর্শন করে, যা পরবর্তীতে অন্যান্য বিভিন্ন সেক্টরে ব্যবহৃত হতে থাকে।

Gantt Chart একটি জনপ্রিয় গ্রাফিক্যাল টুল, যা প্রকল্প ব্যবস্থাপনা এবং সময়সূচি ব্যবস্থাপনার জন্য ব্যবহৃত হয়। এটি প্রকল্পের কার্যক্রমের নির্ধারিত সময়কাল, প্রকল্পের স্ট্যাটাস, এবং অগ্রগতি প্রদর্শন করতে সহায়ক। Gantt Chart প্রকল্পের সমস্ত কার্যক্রমের মধ্যে সম্পর্ক এবং তাদের সময়সীমা সহজে বোঝার জন্য ব্যবহৃত হয়।

Gantt Chart একটি জনপ্রিয় এবং সহজ কৌশল যা প্রকল্পের কার্যক্রমের সময়সূচী এবং অগ্রগতি প্রদর্শন করতে ব্যবহৃত হয়। তবে, জটিল প্রকল্প যেখানে অনেক কার্যক্রম একে অপরের উপর নির্ভরশীল থাকে, সেখানে Gantt Chart এর ব্যবহার সীমিত হতে পারে। এর পরিবর্তে, PERT (Program Evaluation and Review Technique) এবং CPM (Critical Path Method) কৌশলগুলোকে বেশি কার্যকরী হিসেবে ব্যবহৃত হতে দেখা যায়।

Benchmarking একটি পরিকল্পিত কৌশল, যার মাধ্যমে একটি প্রতিষ্ঠান তার কার্যক্রম, প্রক্রিয়া বা পণ্য অন্য শীর্ষস্থানীয় প্রতিষ্ঠানের সঙ্গে তুলনা করে এবং তাদের সফল কৌশল ও প্রক্রিয়াগুলি অনুসরণ করে নিজেদের কার্যক্ষমতা উন্নত করতে চেষ্টা করে।

এই প্রক্রিয়াটি শ্রেষ্ঠ কার্যক্রমের অনুকরণ করে প্রতিষ্ঠানের মান, দক্ষতা এবং উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি করতে সাহায্য করে। Benchmarking ব্যবসায়িক ফলাফলকে আরও ভালো করতে সহায়ক একটি টুল হিসেবে কাজ করে।

Benchmarking একটি পরিকল্পিত কৌশল, যার মাধ্যমে একটি প্রতিষ্ঠান তার কার্যক্রম, প্রক্রিয়া বা পণ্য অন্য শীর্ষস্থানীয় প্রতিষ্ঠানের সঙ্গে তুলনা করে এবং তাদের সফল কৌশল ও প্রক্রিয়াগুলি অনুসরণ করে নিজেদের কার্যক্ষমতা উন্নত করতে চেষ্টা করে।

এই প্রক্রিয়াটি শ্রেষ্ঠ কার্যক্রমের অনুকরণ করে প্রতিষ্ঠানের মান, দক্ষতা এবং উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি করতে সাহায্য করে। Benchmarking ব্যবসায়িক ফলাফলকে আরও ভালো করতে সহায়ক একটি টুল হিসেবে কাজ করে।

Benchmarking হলো একটি ব্যবসায়িক কৌশল যেখানে একটি সংস্থা তার কার্যক্রম, প্রক্রিয়া বা পণ্য অন্য প্রতিষ্ঠানের সঙ্গে তুলনা করে এবং তাদের কার্যকরী কৌশলগুলি গ্রহণ করে উন্নতি সাধন করে। এটি মূলত প্রতিযোগী বা শ্রেষ্ঠ প্রতিষ্ঠানের কার্যক্রম থেকে শিখে তার নিজস্ব কার্যক্রমের দক্ষতা ও গুণগত মান উন্নত করতে ব্যবহৃত হয়।

Benchmarking প্রথম জনপ্রিয় হয়েছিল Xerox Corporation এর মাধ্যমে ১৯৭০ এর দশকে। Xerox তাদের প্রিন্টিং টেকনোলজি ও কাস্টমার সার্ভিস প্রক্রিয়ায় উন্নতি করতে অন্যান্য শীর্ষ প্রতিষ্ঠানের কার্যক্রম পর্যালোচনা করতে শুরু করেছিল।

Xerox তাদের প্রক্রিয়া উন্নয়ন এবং কার্যক্রমের গুণগত মান বাড়ানোর জন্য Benchmarking কৌশলটি প্রবর্তন এবং প্রচলন করেছিল, যা পরে অন্যান্য প্রতিষ্ঠানে ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হতে শুরু করে।

CCP এর পূর্ণরূপ হলো Critical Control Point, যা খাদ্য সুরক্ষা এবং গুণগত মান নিয়ন্ত্রণে ব্যবহৃত একটি গুরুত্বপূর্ণ ধারণা। এটি HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Point) সিস্টেমের একটি অংশ, যা খাদ্য প্রক্রিয়াজাতকরণের সময় সম্ভাব্য ঝুঁকি চিহ্নিত করে এবং সেগুলির নিয়ন্ত্রণের জন্য পদক্ষেপ গ্রহণের প্রক্রিয়া নির্ধারণ করে।

CCP (Critical Control Point) একটি গুরুত্বপূর্ণ ধারণা যা খাদ্য সুরক্ষা ও গুণগত মান নিয়ন্ত্রণ এর ক্ষেত্রে ব্যবহৃত হয়। এটি হ্যাজার্ড অ্যানালাইসিস অ্যান্ড ক্রিটিক্যাল কন্ট্রোল পয়েন্ট (HACCP) পদ্ধতির একটি অংশ, যা খাদ্য নিরাপত্তা নিশ্চিত করতে ব্যবহৃত হয়। 

ফিডব্যাক নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ার একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ, যা অগ্রগতি মূল্যায়ন এবং সংশোধনমূলক পদক্ষেপ গ্রহণ করার জন্য ব্যবহৃত হয়। ফিডব্যাক ব্যবস্থাপনা নিশ্চিত করে যে কোনো প্রক্রিয়া বা কার্যক্রম ঠিক পথে এগোচ্ছে কি না এবং যেখানে অগ্রগতি কম বা বিচ্যুতি ঘটছে, সেখানে সংশোধন করা যায়।

KPI এর পূর্ণরূপ হলো Key Performance Indicator। এটি একটি পারফরম্যান্স পরিমাপের উপাদান, যা একটি প্রতিষ্ঠান বা বিভাগের কৌশলগত লক্ষ্য এবং পারফরম্যান্স পরিমাপ করতে ব্যবহৃত হয়। KPI এর মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের কাজের অগ্রগতি, কার্যক্ষমতা, এবং ফলাফল ট্র্যাক করা হয়।

KPI (Key Performance Indicator) একটি মাপযোগ্য মানদণ্ড, যা একটি প্রতিষ্ঠানের নির্ধারিত লক্ষ্য বা কৌশলগত উদ্দেশ্য অর্জনের দিকে অগ্রগতি পর্যবেক্ষণ করতে ব্যবহৃত হয়। KPI এর মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের সাফল্য পরিমাপ করা হয় এবং এটি দেখায় যে লক্ষ্য পূরণের দিকে কতটা এগিয়ে চলেছে প্রতিষ্ঠান বা বিভাগ।

যখন একটি প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য নির্ধারণ করা হয়, তখন KPI সেটি বাস্তবায়ন করার জন্য অগ্রগতি পরিমাপ করে এবং এটি প্রতিষ্ঠানকে নির্ধারিত লক্ষ্য অর্জনের জন্য সঠিক পদক্ষেপ নিতে সহায়তা করে।

KPI ব্যবহারের মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের কার্যক্রমের ফলাফল এবং কার্যক্ষমতা পর্যালোচনা করা হয়, যাতে ম্যানেজমেন্ট বা নেতৃত্ব বুঝতে পারে যে কোথায় উন্নতি করা প্রয়োজন এবং কোথায় আরও বেশি মনোযোগ দেওয়া উচিত।

CSF বা Critical Success Factors (গুরুত্বপূর্ণ সাফল্যের উপাদান) এমন বিশেষ ক্ষেত্র বা উপাদানগুলোর প্রতি মনোযোগ দেয়, যা একটি সংস্থার কৌশলগত লক্ষ্য অর্জনে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখে।

CSF মূলত কৌশলগত সফলতা অর্জনে সহায়ক এবং প্রতিষ্ঠানকে তার লক্ষ্য এবং উদ্দেশ্য অর্জনে সহায়তা করে। এটি সংস্থার কৌশলগত পরিকল্পনা বাস্তবায়নে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে, কারণ এটি উল্লেখযোগ্য দিকগুলি চিহ্নিত করে, যেগুলি প্রতিষ্ঠান এর সফলতার জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

CCTV ক্যামেরা এবং আইডি ব্যাজ হলো প্রতিরোধমূলক নিয়ন্ত্রণ (Preventive control) এর উদাহরণ, কারণ এগুলি সম্ভাব্য অপরাধ বা অনৈতিক কার্যক্রম প্রতিরোধ করার উদ্দেশ্যে ব্যবহৃত হয়।

1. CCTV ক্যামেরা:

CCTV ক্যামেরা ইনস্টল করা মূলত অপরাধ বা অন্যান্য অনৈতিক কার্যক্রমের প্রতিরোধ করতে সহায়ক, কারণ এটি কর্মচারীদের এবং দর্শকদের নজরদারি করতে সাহায্য করে এবং এর ফলে অপরাধের সম্ভাবনা কমে যায়।

2. আইডি ব্যাজ:

আইডি ব্যাজ কর্মচারীদের পরিচয় যাচাই করতে ব্যবহৃত হয়, যা প্রতিষ্ঠানে অনুমোদিত ব্যক্তির উপস্থিতি নিশ্চিত করে এবং অনুমোদিত সুরক্ষা বজায় রাখে। এটি অনুমোদিত ব্যক্তির বাইরে কারও প্রবেশ প্রতিরোধ করতে সহায়তা করে।

Preventive control এমন নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা, যা কোনো সমস্যা বা অপরাধ হওয়ার আগেই সেগুলির প্রতিরোধ করার জন্য কাজ করে। সুতরাং, CCTV ক্যামেরা এবং আইডি ব্যাজ এই প্রকার নিয়ন্ত্রণের অংশ হিসেবে ব্যবহৃত হয়।

হিসাব মেলানো (Reconciliation of accounts) হলো সন্ধানমূলক নিয়ন্ত্রণ (Detective control) এর একটি উদাহরণ, কারণ এটি ত্রুটি বা অসামঞ্জস্য চিহ্নিত করার জন্য ব্যবহৃত হয়। হিসাব মেলানোর মাধ্যমে অথরাইজড লেনদেন এবং অথরাইজড লেনদেনের সাথে অমিল চিহ্নিত করা হয়, যা পরে সংশোধন করা যেতে পারে।

Detective control হলো এমন একটি নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা যা সমস্যা বা ত্রুটি শনাক্ত করার জন্য ব্যবহৃত হয়, কিন্তু এই নিয়ন্ত্রণের মাধ্যমে সেই সমস্যাগুলোর প্রতিরোধ করা হয় না, শুধুমাত্র ধরা পড়ে। হিসাব মেলানো একটি সন্ধানমূলক নিয়ন্ত্রণ হিসেবে কাজ করে, কারণ এটি ব্যাংক স্টেটমেন্ট, এন্ট্রি রেকর্ডস, এবং অন্যান্য ডকুমেন্টস মিলিয়ে হিসাবের অমিল চিহ্নিত করতে সাহায্য করে।

Firewall rules আপডেট করা সাইবার আক্রমণের পরে সংশোধনমূলক নিয়ন্ত্রণ (Corrective control) এর একটি উদাহরণ। এটি একটি নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা যা অপারেশনাল ত্রুটি বা আক্রমণ ঘটার পর প্রতিক্রিয়া হিসেবে কার্যকর হয়, যাতে সমস্যা সংশোধন করা যায় এবং ভবিষ্যতে সেগুলো প্রতিরোধ করা যায়।

ব্যবস্থাপনা নিরীক্ষার মূল ফোকাস হলো ব্যবস্থাপনার দক্ষতা এবং কার্যকারিতা। এই নিরীক্ষার মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের ব্যবস্থাপনা কার্যক্রম পর্যালোচনা করা হয়, যাতে তাদের প্রক্রিয়াগুলির কার্যকারিতা, সিদ্ধান্ত গ্রহণের সক্ষমতা এবং কৌশলগত লক্ষ্য অর্জনের উপায় নিশ্চিত করা যায়। ব্যবস্থাপনা নিরীক্ষা মূলত ব্যবস্থাপনা স্তরের উন্নয়ন এবং তাদের কর্মক্ষমতা উন্নত করার জন্য কার্যকর পদক্ষেপ নির্ধারণে সহায়তা করে। এর মাধ্যমে, প্রতিষ্ঠান জানাতে পারে কোথায় তারা উন্নতি করতে পারে এবং কোথায় প্রয়োজনীয় সংশোধনমূলক পদক্ষেপ নিতে হবে।

Six Sigma হল একটি প্রক্রিয়া উন্নয়ন কৌশল যার মূল লক্ষ্য হলো প্রক্রিয়ায় ত্রুটি কমানো। এই কৌশলটি প্রক্রিয়ায় ত্রুটি হ্রাস এবং কার্যক্ষমতা উন্নত করার দিকে মনোযোগ দেয়। Six Sigma-এর লক্ষ্য হল প্রতিটি প্রক্রিয়ার মধ্যে সম্ভাব্য ত্রুটির সংখ্যা কমিয়ে আনা, যাতে পণ্য বা সেবার গুণগত মান বজায় থাকে।

Six Sigma নির্দিষ্ট পরিসংখ্যানের মাধ্যমে কার্যক্রমের ফলাফল পর্যালোচনা করে এবং ত্রুটির উৎস চিহ্নিত করে। এর ফলে, প্রতিষ্ঠানগুলো সঠিক পদক্ষেপ নিয়ে তাদের কার্যকারিতা এবং মান নিশ্চিত করে। প্রক্রিয়া উন্নয়ন, ত্রুটি কমানোর এবং ব্যবসার স্বাভাবিক কর্মকাণ্ডের ধারাবাহিকতা নিশ্চিত করতে এটি ব্যবহৃত হয়।

এটি দ্রুত ফলপ্রসূ সিদ্ধান্ত এবং অপারেশনাল উন্নতি নিশ্চিত করার জন্য একটি কার্যকরী কৌশল হিসেবে কাজ করে। Six Sigma ব্যবহার করার মাধ্যমে, প্রতিষ্ঠানগুলো তাদের প্রক্রিয়ায় ত্রুটি কমিয়ে আনে এবং মান উন্নত করে, যা ব্যবসার জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

Kaizen শব্দটি জাপানি ভাষা থেকে এসেছে, যেখানে "Kai" মানে পরিবর্তন এবং "Zen" মানে ভাল বা উন্নতি। একত্রে এটি "নিরবচ্ছিন্ন উন্নতি" বা "ধীরে ধীরে উন্নতি" বোঝায়।

Kaizen-এর মূল দর্শন:

Kaizen হলো একটি কৌশল, যা প্রতিদিনের ছোট ছোট পরিবর্তন আনার মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের কার্যক্রম ও কর্মকর্তাদের দক্ষতা উন্নত করতে সাহায্য করে। এই কৌশলটির মূল উদ্দেশ্য হলো প্রতিদিন স্বল্প পরিবর্তন করে প্রতিষ্ঠানের গুণগত মান এবং কার্যক্ষমতা বৃদ্ধি করা।

কাইজেন (Kaizen) মূলত প্রতিরোধমূলক নিয়ন্ত্রণ (Preventive control)-এর মতো কাজ করে। এর মূল লক্ষ্য হলো সমস্যা ঘটার আগেই প্রক্রিয়া, মান ও পরিবেশ এমনভাবে পরিবর্তন করা যাতে সমস্যা আর না। 

কাইজেন ছোট ছোট, ধারাবাহিক উন্নতির নীতি — প্রতিদিন বা নিয়মিতভাবে প্রক্রিয়া ভালো করা।
এটি “সমস্যা ধরা, শাস্তি দেয়া” নয়, বরং “সমস্যার কারণ খুঁজে বের করে তা আগেভাগেই দূর করা” — অর্থাৎ প্রতিরোধ।

কাইজেন মূলত প্রতিরোধমূলক নিয়ন্ত্রণ — কিন্তু এটি detective ও corrective উপকরণকে বাদ দেয় না; বরঞ্চ তাদেরকে ব্যবহার করে স্থায়ী প্রতিরোধ গড়ে তোলে।